Административный отдел

Административный отдел Уральского института ГПС МЧС России создан в соответствии с приказом МЧС России от 26.04.2022 г. № 410 «О внесении изменений в штатное расписание Уральского института ГПС МЧС России и является структурным подразделением Института.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, Уставом Института, а также настоящим Положением.

Отдел осуществляет свою деятельность по вопросам, входящим в его компетенцию, во взаимодействии с другими структурными подразделениями Института.

Основными задачами Отдела являются:

Контроль за исполнением в Институте, нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства, архивной работы, работы с обращением граждан и организаций исполнения поручений, планирования основных мероприятий в Институте.

Организация хранения, комплектование, учет документов в соответствии с положением об архиве Института.

Осуществление регистрации и рассмотрения устных и письменных обращений граждан и организаций, поступающих в Институт.

Организация и обеспечение личного приема граждан начальником, заместителями начальника Института.

Осуществление контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан и организаций.

Осуществление информационно-справочной работы, связанной с обращениями, оказание методической помощи структурным подразделениям Института.

Осуществление анализа обращений граждан и организаций, результатов их рассмотрения и принятых по ним решений, подготовка на его основе информационно-аналитических материалов.

Отдел в соответствии с возложенными на него основными задачами осуществляет следующие функции

Разрабатывает проект приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Институте.

Разрабатывает план основных мероприятий Института.

Разрабатывает положение об архиве и об экспертной комиссии Института.

Разрабатывает проект приказа об организации внутренней деятельности в Институте.

Разрабатывает порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни.

Разрабатывает номенклатуру дел с использованием СЭД.

Обеспечивает подготовку и утверждение в установленном порядке инструкций и нормативно-методических документов по вопросам, делопроизводства и архивной работы в Институте.

Осуществляет экспедиционную обработку поступающих и исходящих документов: прием, первичную обработку и отправку корреспонденции (почтовая связь);

Организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений в Институте.

Обеспечивает в установленном порядке формирование электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов.

Осуществляет регистрацию и учет прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).

Осуществляет представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Института и после получения соответствующего указания по исполнению (резолюции), передачу исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД.

Осуществляет в установленном порядке регистрацию, оформление, рассылку и хранение распорядительных и внутренних документов в Институте (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки и пр.).

Осуществляет учет, регистрацию в СЭД и отправку по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке.

Осуществляет контроль за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учёт, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля.